各专业委员会：
为了贯彻落实学会相关规定，进一步规范本会及各分支机构学术活动的管理，提高学术活动质量，确保学术交流工作的正常开展，特制定学术活动组织程序。
一、程序流程
计划制定→计划审批→会前筹备→会议召开→会议总结→资料归类管理
二、具体实施
（一）计划制定
1、计划制定原则：由陕西省中西医结合学会主办、专业委员会承办的全省性学术活动；由陕西省中西医结合学会承办的全国、片区学术活动；活动内容在年度内不重复；活动内容较高的专业学术水平。
2、计划内容：
（1）活动名称：按照《陕西省中西医结合学会章程》和《陕西省中西医结合学会分支机构管理办法》的规定确定会议名称；
（2）活动内容：体现四新（新理论、新知识、新技术、新方法），提高与普及相结合，注重科学性、先进性、实用性；
（3）活动时间；
（4）活动地点；
（5）活动规模；
（6）经费预算；
（7）活动主要联系人。
3、计划组织形式：年会；综合性学术会议；专题学术会议（包括研讨会）；学习班（培训班）；学术论坛；专题讲座。
4、活动目的：提高专业技术人员学术水平，推动中西医结合医学进步和发展；讨论科研课题、指导诊断、治疗技术，提高医疗服务质量。
（二）计划审批
1、专业委员会应于上年积极申报次年的国家级、省级继续教育项目；各类学术会议原则上在上年12月10日前做好次年工作计划，负责联系专委会的专职秘书填写会议计划申报表交学会办公室备案，由学会统筹协调安排。
2、如因特殊情况需召开计划外的会议，须在拟定召开会议前一个月提出申请，填写会议申请表，交学会办公室登记备案，经学会审核同意并下发会议通知后方可举行。
3、由主办学术会议的分支机构草拟邀请函、招商函，相关负责人到学会办理前请先与学会办公室联系预约。
4、各会议相关赞助企业与学会签订合同事宜，请事先联系学会办公室，将电子版合同发送至邮箱shanxizxyxuehui@163.com，请务必备注清楚联系人、单位名称、联系方式。学会审核后再打印盖章（至少会前一周完成合同签订，否则视为无效）。
（三）会前筹备
1、征文：（1）内容：主题明确；（2）要求：论文格式、截稿时间、投送形式。
2、审稿：（1）时间要求：会议召开前1个月完成审稿；（2）审稿人员：专委会委员（5人以上）；（3）审稿会内容：确定会议专题讲座、论文报告、讨论主题、日程（议程）安排、主持人安排、经费预算、会议时间、地点、会务组织管理。
3、日程（议程）安排：会议程序（开幕式、交流题目、发言顺序、发言人等）；主持人；会场分布；作息时间；会议总结。
4、资料制作：必须制作论文汇编或讲义（或电子版）。
（1）封面要求：活动名称、资料性质、学会会徽、编印者（陕西省中西医结合学会xxx专业委员会）、活动时间、地点；
（2）广告要求：必须是参会单位；广告内容须符合国家相关法律法规的规定，由学会办公室和专委会初审，主任委员审核签字后付印。
5、会议地点选择：省级学术活动原则应在经过由经学会组织招标确定的宾馆、酒店范围内选择适合的地点举行；具体会址由专委会与学会办公室共同商定。
6、经费预算：坚持以会养会、开源节流原则；严格执行中央八项规定精神，严格控制会议标准，切实改进会风，提高会议实效。按照学会确定的收支项目和标准做出会议经费预算，编制经费预算表，报学会办领导审核同意后送学会财务部备案。
7、专委会开展学术活动可由专委会组织活动或由经学会招标确定的会务公司组织进行。会议收支报销按学会财务管理制度和要求严格执行。
（四）学术活动组委会及其职责
原则上由专委会正、副主任委员、秘书长和学会工作人员组成组委会。组委会主任原则上由专委会主任委员或负责该学术会议的副主任委员担任。组委会设秘书组、学术组、会务组，并负责会议的组织领导。承办全国性（或国际性）学术交流会议（或活动）由学会统筹安排会议的组织领导。
1、秘书组，主要承担以下工作：
（1）会议通知；（2）会场布置；（3）会议宣传；（4）会议指南；（5）学术论文编辑和制作；（6）会议资料和证书准备、发放（包括：论文证书，学分证等）；（7）会标、路标、胸牌、资料封面的设计和制作；（8）会议总结和质量调查；（9）印发通讯录。
2、学术组，主要承担以下工作：
（1）主持人安排；（2）讲演安排；（3）会场物资（座牌、音像、多媒体、电脑、激光笔等）的准备、使用及管理；（4）安排到会知名专家和外宾的接待；（5）会议翻译。
3、会务组，主要承担以下工作：
（1）报到注册；（2）会议期间食宿及交通安排；（3）会议相关用品的购置和管理；（4）会议展览工作安排；（5）财务管理；（6）协助学术组负责到会知名专家和外宾接待。
（五）会议召开
1、会前预备会：组委会成员和专委会全体委员参加，通报会议筹备和拟召开会议的安排。
2、工作人员要求：会议工作人员责任明确，工作到位，热情服务，确保质量。学会参会工作人员负责会议注册费收取、开票和继续教育学分授予工作；工作人员人数原则上人数控制在代表人数的10%以内。会议期间各组应安排工作人员驻会值班。
3、认真执行会议议程，加强会议管理，提高会议质量。
（六）会议总结与新闻报道
内容：学术交流；会务管理。
要求：会议总结反映会议主要内容、经验、体会并注意反映特色和创新；会议总结和新闻报道由专委会负责在会议结束后三日内报送学会办公室备案，新闻报道需由学会办审核后在微信公众号和网站上发布。
（七）资料归类管理
1、归类资料的内容：会议登记表、会议通知、会议议程（日程）、代表名册、专家名册、参会人员签到注册表、论文汇编（讲义）、会议照片和影像资料、会议总结、会议纪要或简报、会议质量调查表等。
2、归类资料的要求：
（1）纸质与电子档各一份；
（2）会议结束后1个月内；
（3）学会办公室和各专业委员会同时负责会议资料的收集、归纳和保存。
本办法由学会负责解释。
附件1：陕西中西医结合学会学术活动申请表
附件2：陕西省中西医结合学会XXX专业委员会（分支机构）学术（年）会招商函
附件3：陕西省中西医结合学会学术会议参会协议
附件4：陕西省中西医结合学会授课服务/劳务提供确认函
附件1：
附件1： | ||||||||||
陕西中西医结合学会学术活动申请表 | ||||||||||
会议编号： | ||||||||||
活动名称 | 举办形式 | £学术会议 £学习班 £学术讲座 £其他：____ | ||||||||
活动负责人 | 社团任职 | 联系方式 | 活动联系人 | 联系方式 | ||||||
举办时间 | 活动地点 | 参加对象 | 人数： | |||||||
经费预算情况 | 预计收入 | 元 | 预计支出 | 元 | ||||||
注册费 | 元 | 公司参展 | 元 | 场地租赁 | 元 | 设备租赁 | 元 | 材料印刷 | 元 | |
单位出资 | 元 | 其他 | 交通食宿 | 元 | 讲课费用 | 元 | 缴纳税费 | 元 | ||
会议主题 | 参展单位名称 | 联系人 | 联系方式 | |||||||
是否需要学会领导出席 | 是 £ 否£ | 是否需要办理委员证或注册 | 是 £ 否£ | |||||||
专业委员会意见： | 学会意见： | |||||||||
主任委员签名： | 学会负责人签名： | |||||||||
年 月 日 | 年 月 日 | |||||||||
备注：需要咨询请联系学会办公室029-87375477 | ||||||||||
附件2 ：
陕西省中西医结合学会XXX专业委员会（分支机构）学术（年）会招商函
XXX公司：
为加强XXX专业领域的学术交流，促进省中西医结合学会XXX学科建设与发展，陕西省中西医结合学会XXX专业委员会（分支机构）学术（年）会定于 年 月 日至 日在XXX酒店召开。本次大会主题：“ ”。预计将有XXX单位等机构的业内同行XXX人参会。现诚邀各厂商（家）参加本次学术（年）会并提供相应赞助，共同为促进我省中西医结合学会XXX专业事业发展做出贡献。
一、参会内容
（一）
（二）
（三）
二、会议时间
年 月 日至 日
三、会议地址
XXX酒店（详细地址： ）
四、赞助内容与项目
专业学术报告、茶歇广告播放、展台、晚宴、会场背景等，具体赞助方式另行商议。
五、转账信息
开户名称：陕西省中西医结合学会
开户银行：西安银行西华门西段支行
银行账号：203011 6000 0000 0316
业余参展联系人：XXX +86 1xxxxxxxx
E-mail:
请参展商（家）务必于 年 月 日前与联系人联系，沟通具体赞助项目，以便做好会前安排。
附件3：
陕西省中西医结合学会学术会议参会协议
甲方：陕西省中西医结合学会
地址：西安市西华门2号
邮箱：shanxizxyxuehui@163.com
联系电话： 029-87375477
乙方：
地址：
邮箱：
联系电话：
甲方将于 年 月 日在[ ]举办[ ] （“会议”），为推动医疗事业发展，传播最新科技信息，双方在平等、自愿的基础上达成以下友好交流与合作协议：
一、合作方式：
（1）乙方作为学术会议赞助方之一，将向甲方赞助会议费用共计人民币 元[大写： ]。
二、合作内容
1、乙方提供的会议参会费人民币 元[大写： ]只用于支付合理的会务相关费用。
2、甲方允许乙方在此次大会上进行如下活动：
三、费用支付方式
1、乙方须在本合同签订后，10日内将会议费用总金额： 元[大写： ]以转账形式支付于甲方的收款账户。
2、甲方账户信息
开户行：西安银行西华门西段支行
账号： 203011600000000316
单位：陕西省中西医结合学会
汇款注明： 会议参会费
甲方在收到费用后 日内向乙方提供有效发票， 发票为税务普通发票（非全额增值税专用发票，非收据），发票内容为学术会议服务费。
四、双方权利及义务
（一）甲方权利和义务
1、甲方作为本次学术会议的主办单位，负责会议的整体筹划和正常开展，并保证顺利完成。
2、甲方有权确立会议报告专家名单，接受乙方的参会要求只用于预算内的合理、必要的会务相关费用，支付的参会费只用于本次会议的开展。
3、甲方在活动期间应与乙方紧密联系，并告知活动进展情况。
4、甲方应按照本协议约定为乙方提供相应的服务和条件。
（二）乙方权利和义务
1、乙方作为学术会议的合作单位，主要负责协助会议，支持陕西省中西医结合学会学术会议的开展，
2、未经甲方同意，乙方不得将违反规定的物品，展品陈列在会议大厅，须遵守甲方、展厅或有关部门的规定。
3、如乙方严重违反有关规定，甲方有权取消乙方对本次项目的支持资格。
五、违约责任
一方未按照本合同约定履行相应的义务的，应当在另一方要求的期限内改正或采取补救措施，拒绝、逾期改正或采取补救措施后仍不符合要求的，守约方有权解除本合同并要求违约方赔偿损失。
六、合规要求
1、任何一方不得有目的地或者无目的地向对方工作人员或任何政府官员、国有企业员工、与政府行为相关的企业员工提供礼物或者娱乐活动，也不得接受另一方工作人员提供的任何礼物或者娱乐活动，以谋求不正当的商业利益。
2、双方均应确保其根据本协议开展的活动始终符合国家法律法规，包括但不限于反贿赂方面的法律法规。
3、双方承诺并保证本次赞助不附带任何附加条件，双方互不谋取任何不正当的利益和便利。
七、争议解决方式
甲乙双方因履行本协议产生争议的，应友好协商解决。协商不成的，任意一方可向甲方所在地人民法院提起诉讼。
八、附则
1、未经甲方书面同意，乙方不得将本协议项下的权利义务转让予第三方。
2、本协议一式两份，甲、乙双方各执一份。
3、经双方签字盖章后生效。
4、本协议在未尽事宜或执行过程中产生的争议，经双方友好协商后再进行补充，补充后协议同样具有法律效力。
甲方（盖章） :
授权代表（签字） :
签订日期： 签订地点：
乙方（盖章） :
授权代表（签字） :
签订日期：
附件4：
陕西省中西医结合学会授课服务/劳务提供确认函
甲方：陕西省中西医结合学会
乙方： 身份证号码：
职称：
一、甲方邀请乙方参加即将举办的[会议名称]并作为讲者（或提供专业建议或意见等其他专业服务/劳务的专业人员）在项目中做有关发言，具体如下：
会议名称：
会议时间：20 年 月 日
会议地点：
发言及讨论内容：（以下请在方框中打钩选择）
£ 拟邀请乙方担任会议主持人，审阅会议议程、主持讨论、进行点评及进行会议总结等
£ 拟邀请乙方就以下题目进行学术信息准备并在会上发言：
1、
2、
3、
R 拟邀请乙方就会议的其他工作
1、
2、
二、就上述专业服务乙方应得的讲课劳务费（个人所得税税后金额）为人民币： 元（大写： ）
三、乙方被邀请作为讲者发言旨在促进医学信息交流，以更好地服务病患。发言内容代表乙方的个人学术意见和经验，并不以乙方推广宣传任何公司的产品与服务为前提和目的。讲者对所提供的学术信息的准确性进行审查并对内容负责。
四、乙方确认并保证其所在单位知悉并同意其为甲方提供上述专业服务，且已履行其所在单位要求的全部流程和必要批准。
五、乙方同意委托甲方代扣代缴此次讲课劳务相关的个人所得税和代开增值税发票，缴纳增值税及附加事宜。如果因参加此次会议而实际发生交通费/差旅费，甲方将按照相应票据承担实际发生的合理费用。
本人在此确认理解并同意上述约定，并会按照约定于前述会议提供具有学术水准的专业服务/劳务。
乙方确认签字：